Oftmals löst die Ankündigung der Betriebsprüfung bei Unternehmerinnen und Unternehmern Unsicherheit oder sogar Furcht aus, verbunden mit der Sorge vor hohem Zeitaufwand und möglichen Nachzahlungen. Doch wir möchten Ihnen versichern, dass eine gut vorbereitete Betriebsprüfung nicht zu einem Albtraum werden muss. Mit der richtigen Strategie und professioneller Unterstützung können Sie diesen Prozess souverän und stressfrei durchlaufen. Unser erfahrenes Team, unter anderem als Steuerberater in Recklinghausen, steht Ihnen zur Seite, um Ihnen Sicherheit zu geben und Ihnen zu helfen, Zeit, Nerven und letztlich auch Geld zu sparen.
Das Wichtigste in Kürze
- Unregelmäßigkeiten, plötzliche Umsatzänderungen und Branchenvergleiche erhöhen das Prüfungsrisiko.
- Eine lückenlose und digitale Archivierung aller relevanten Dokumente ist entscheidend.
- Kooperative und transparente Kommunikation mit den Prüferinnen und Prüfern ist von Vorteil.
- Achten Sie auf vollständige Dokumentation und präzise Angaben, um Stolperfallen zu umgehen.
Warum und wann kommt es zur Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist ein Kontrollinstrument, das sicherstellen soll, dass Unternehmen und Selbstständige ihre steuerlichen Pflichten korrekt erfüllen. Doch wann genau müssen Unternehmerinnen und Unternehmer mit einer solchen Prüfung rechnen?
Typische Gründe für eine Prüfung sind beispielsweise Unregelmäßigkeiten bei Ausgaben, die nicht plausibel erscheinen, oder plötzliche Umsatzsteigerungen, die vom Finanzamt näher beleuchtet werden. Auch ein Branchenvergleich kann Anlass zur Prüfung geben, wenn Ihre Kennzahlen stark von denen vergleichbarer Unternehmen abweichen. Bestimmte Branchen, die als risikoreicher gelten, wie beispielsweise die Gastronomie oder das Baugewerbe, werden häufiger geprüft.
Auslöser und Indikatoren, die Prüfungen wahrscheinlich machen, sind vielfältig. Risikofaktoren sind unter anderem häufige Korrekturen und Nachmeldungen von Steuererklärungen, da diese auf eine unzureichende Buchführung oder mangelnde Sorgfalt hindeuten können. Auch hohe Werbungskosten oder Betriebsausgaben im Verhältnis zum Umsatz können das Interesse der Prüfer wecken. Das Finanzamt nutzt zudem ein Risikomanagementsystem, das auf der Grundlage verschiedener Daten und Indikatoren eine Risikobewertung vornimmt und so die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung erhöht.
So bereiten Sie sich optimal vor
Die beste Strategie im Umgang mit Betriebsprüfungen ist eine proaktive und vorausschauende Vorbereitung. Eine sorgfältige Dokumentation und Archivierung ist hierbei das A und O.
Erstellen Sie eine Checkliste für wichtige Dokumente. Dazu gehören unter anderem:
- das Kassenbuch
- alle Bankbelege
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Mietverträge
- Darlehensverträge
- Belege für Reisekosten
- Bewirtungskosten
- sämtliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Auch Verträge mit Lieferantinnen und Lieferanten, Kundinnen und Kunden sowie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) sind unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen vollständig und nachvollziehbar sind.
Denken Sie an die lückenlose Aufbewahrungspflicht. Für Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für sonstige Geschäftsunterlagen und Lohnunterlagen beträgt die Frist sechs Jahre. Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in den Unterlagen gemacht wird, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.
Nutzen Sie Tipps zur digitalen Archivierung, um schnelle Verfügbarkeit zu gewährleisten. Scannen Sie frühzeitig Papierbelege ein und speichern Sie diese in einem strukturierten System ab. Achten Sie dabei auf die GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Cloud-Lösungen können hierbei eine große Erleichterung sein, da sie den Zugriff von verschiedenen Orten ermöglichen und die Daten sicher speichern. Unsere Kanzlei unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und Optimierung Ihrer digitalen Ablage.
Die Prüfungsphase erfolgreich meistern
Ist die Betriebsprüfung erst einmal angesetzt, gilt es, die Prüfungsphase möglichst reibungslos zu gestalten. Ihr Verhalten während der Prüfung spielt eine entscheidende Rolle für den Verlauf.
Hinweise zum richtigen Verhalten während der Prüfung
Seien Sie kooperativ, aber lassen Sie sich nicht überrumpeln. Bereiten Sie einen ruhigen Arbeitsplatz für die Prüferinnen und Prüfer vor und stellen Sie alle angeforderten Unterlagen zeitnah und geordnet zur Verfügung. Vermeiden Sie ungefragte Erklärungen oder Rechtfertigungen. Antworten Sie präzise auf Fragen, aber schweifen Sie nicht aus.
Tipps für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Prüfern
Eine offene und ehrliche Kommunikation ist wichtig. Sprechen Sie mit den Prüferinnen und Prüfern auf Augenhöhe und versuchen Sie, Missverständnisse zu vermeiden. Sollten Sie sich bei einer Frage unsicher sein oder eine Auskunft nicht direkt geben können, bitten Sie um Bedenkzeit oder Rücksprache mit Ihrer Steuerkanzlei. Es ist ratsam, dass alle Korrespondenz und alle Auskünfte über Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater laufen, um eine einheitliche und rechtlich fundierte Kommunikation sicherzustellen.
Mögliche Schwierigkeiten und wie sie gelöst werden können
Es kann vorkommen, dass Prüferinnen und Prüfer bestimmte Punkte anders sehen oder zusätzliche Informationen anfordern. Bleiben Sie ruhig und besprechen Sie solche Situationen umgehend mit Ihrem Steuerberater und Ihrer Steuerberaterin. Diese können die Argumente des Finanzamtes bewerten und gegebenenfalls Gegenargumente vorbringen oder Lösungen vorschlagen. Auch bei Meinungsverschiedenheiten über steuerliche Sachverhalte kann Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin vermitteln und eine für beide Seiten tragbare Lösung finden.
Mögliche Stolperfallen und wie man sie vermeidet
Auch bei bester Vorbereitung können sich in einer Betriebsprüfung Stolperfallen auftun. Hier eine Auflistung der häufigsten Fehler und wie man sie vermeidet:
- Unvollständige oder fehlende Belege: Jeder geschäftliche Vorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Fehlen Belege, können Ausgaben nicht anerkannt werden. Führen Sie ein sorgfältiges Belegmanagement und archivieren Sie alle relevanten Dokumente lückenlos.
- Mängel in der Kassenführung: Insbesondere bei Bargeschäften sind die Anforderungen an die Kassenführung hoch. Achten Sie auf eine tägliche Kassensturzfähigkeit und die Einhaltung der GoBD.
- Fehler bei der Reisekostenabrechnung: Trennen Sie klar zwischen geschäftlich und privat veranlassten Reisen. Belegen Sie alle Kosten detailliert und halten Sie die gesetzlichen Pauschalen ein.
- Mangelhafte Bewirtungsbelege: Achten Sie darauf, dass Bewirtungsbelege alle erforderlichen Angaben enthalten (Anlass, teilnehmende Personen, Betrag, Datum).
- Fehler bei der Lohnbuchhaltung: Unsaubere Lohnabrechnungen, fehlende Nachweise für geringfügig Beschäftigte oder Fehler bei der Sozialversicherungsabführung sind häufige Prüfungsfelder.
- Falsche Abgrenzung von Privat- und Betriebsvermögen: Vermischen Sie niemals private und betriebliche Ausgaben. Dies kann zu Nachfragen und Hinzuschätzungen führen.
Hinweise zu Themen, die Prüferinnen und Prüfer häufig ansprechen, sind beispielsweise Dokumentationslücken oder die fehlende plausible Erklärung für bestimmte Geschäftsvorfälle. Prüferinnen und Prüfer schauen auch genau auf die korrekte Abgrenzung von Perioden, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Verrechnungspreise bei internationalen Geschäftsbeziehungen.
Implementieren Sie außerdem eine kontinuierliche Kontrolle Ihrer Buchhaltung. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Belege vorhanden sind und die Aufzeichnungen korrekt sind. Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit Belegen und der Einhaltung von Fristen. Nutzen Sie moderne Softwarelösungen, die Ihnen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften helfen. Eine regelmäßige Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Fazit: Betriebsprüfungen souverän und stressfrei bestehen
Eine Betriebsprüfung mag auf den ersten Blick eine beängstigende Aussicht sein, doch mit der richtigen Vorbereitung und der Unterstützung erfahrener Expertinnen und Experten lässt sie sich souverän und stressfrei meistern. Die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten, eine lückenlose Dokumentation und eine offene Kommunikation sind die Grundpfeiler für einen erfolgreichen Prüfungsverlauf.
Wir wissen, dass die Anforderungen an kleine und mittelständische Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen vielfältig sind. Daher stehen wir Ihnen im Raum Gelsenkirchen, Herne, Herten und Recklinghausen jederzeit zur Seite, um Sie bei allen steuerlichen Angelegenheiten zu unterstützen und Sie optimal auf zukünftige Betriebsprüfungen vorzubereiten. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, damit wir gemeinsam die Weichen für Ihren steuerlichen Erfolg stellen können.